Informace pro zaměstnance o GDPR

INFORMACE PRO ZAMĚSTNANCE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)

 

I.    Správce osobních údajů

NADĚJE, se sídlem K Brance 11/19e, 155 00 Praha 5, IČO: 00570931, zapsaná ve Veřejném rejstříku pod spisovou značkou L 975 u Městského soudu v Praze, email: nadeje@nadeje.cz (dále jen „správce“)

 

Správce je poskytovatelem sociálních a zdravotních služeb v souladu se zákonem č. 108/2006 Sb. o sociálních službách a zákonem č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách a podmínkách jejich poskytování.

 

II.    Účel zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme zejména za účelem plnění našich povinností podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce a předpisů upravujících pojistné, daně a účetnictví, zejména odvádění pojistného na zdravotní pojištění a sociální zabezpečení, daně z příjmu fyzických osob, vedení mzdové agendy, vedení evidence pracovních úrazů a nemocí z povolání, provádění případných srážek mzdy a za účelem splnění dotačních pravidel. Konkrétně:

a)    Vedení mzdové a personální agendy

b)    Registrace sociálních a zdravotních služeb

c)    Vzdělávání zaměstnanců včetně stáží

d)    Práce v externích a interních aplikacích a programech

e)    Vedení účetnictví a ekonomiky včetně zpracování žádostí a vyúčtování dotací podle dotačních pravidel jednotlivých donátorů, popř. dárců

f)    Vedení operativní evidence včetně adresářů, kontaktů apod.

 

Právní základ zpracování osobních údajů

Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů uvedených v článku II. je:

a)    Splnění naší zákonné povinnosti (zejména zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, zákon 435/2004 Sb. o zaměstnanosti, zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na zdravotní pojištění, zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení, zákon 155/1995 Sb. o důchodovém pojištění, 373/2001 Sb. o specifických lékařských službách, 48/1997 Sb. o veřejném zdravotním pojištění a zákon č. 108/2006 Sb. o sociálních službách)

b)    Splnění závazků z pracovní smlouvy, ze smluv o dohodách o pracovní činnosti a dohodách o provedení práce, popř. ze smluv o zvyšování kvalifikace; splnění závazků ze smluv o dotacích, příspěvcích a grantech; údaje z dohod o srážkách z mezd

c)    Ochrana životně důležitých zájmů zaměstnance (kontakty na osobu blízkou)

d)    Oprávněné zájmy zaměstnance (zejména údaje o dětech a partnerech pro účely daní a exekucí)

e)    Oprávněné zájmy zaměstnavatele (zejména informace o telefonních číslech, emailové spojení, hodnocení zaměstnanců, informace o svěřených předmětech, fotografie na služebních průkazech a informace o trestní bezúhonnosti u pracovníků, kteří předložení výpisu z rejstříku trestů nemají povinně ze zákona o sociálních službách)

f)    Souhlas zaměstnance (portrétní fotografie)

 

III.    Příjemci osobních údajů

Příjemci Vašich osobních údajů mohou v souladu s ustanoveními právních předpisů v konkrétních případech být kromě Vás: zaměstnavatel, vedoucí zaměstnanci a orgány veřejné moci v mezích stanovených právními předpisy. Osobní údaje mohou být pro zajištění výše popsaných účelů zpracovávány vedle správce také zpracovateli, a to na základě smluv o zpracování osobních údajů uzavřených v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů.

 

Mezi příjemce osobních údajů patří zejména:

a)    Zdravotní pojišťovny

b)    Správy sociálního zabezpečení

c)    Kooperativa pojišťovna (pro případy pracovní úrazů)

d)    Donátoři (žádosti a vyúčtování dotací, příspěvků a grantů, jejich kontrola)

e)    Magistrát hlavního města Prahy (registrační orgán sociálních služeb)

f)    Vzdělávací agentury, organizace poskytující stáže

g)    Orgány veřejné moci s kontrolní pravomocí (např. finanční úřady, Nejvyšší kontrolní úřad)

h)    Soudy a Policie ČR v případech daných zákony

i)    Exekutoři (v případě exekucí)

j)    Poskytovatelé pracovně lékařských služeb

k)    Banky, telefonní operátoři, Česká pošta, Ministerstvo vnitra apod. (v případech, kdy je zaměstnanec oprávněnou osobou v bankovním a telekomunikačním styku, pro datové schránky, elektronický podpis apod.)

l)    Předchozí a souběžní zaměstnavatelé

 

Správce nemá v úmyslu předat osobní údaje subjektu údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci.

 

IV.    Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu trvání smlouvy, po dobu stanovenou zákonem nebo po nezbytně nutnou dobu. Údaje týkající se daní, zdravotního a sociálního pojištění se uchovávají 10 let, údaje podle zákona o důchodovém pojištění 30 let (zejména pracovní smlouva, mzdové listy a dokumenty o ukončení pracovního poměru). Skartační lhůty jednotlivých dokumentů podrobně řeší vnitřní předpis Spisový řád.

 

V.    Práva subjektu údajů

Při zpracování osobních údajů máte následující práva týkající se ochrany svých osobních údajů:

 

a)    Právo požadovat od nás přístup k Vašim osobním údajům.

b)    Právo na opravu Vašich osobních údajů, které zpracováváme.

c)    Právo na omezení zpracování, to znamená, že musíme Vaše osobní údaje, u nichž bylo zpracování omezeno, označit a po dobu trvání omezení je nesmíme dál zpracovávat s výjimkou jejich uložení. Právo na omezení zpracování máte tehdy:

      • jestliže popíráte přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost osobních údajů ověřit;
      • jestliže zpracování je protiprávní a Vy odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití;
      • jestliže již Vaše osobní údaje nepotřebujeme pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
      • jestliže vznášíte námitku proti zpracování uvedenou níže v bodu VII., dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody pro zpracování převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami.

d)    Právo na výmaz osobních údajů. Právo na výmaz osobních údajů se vztahuje jen na osobní údaje, které zpracováváme k jiným účelům, než je odvádění pojistného na zdravotní pojištění a sociální zabezpečení, daně z příjmu fyzických osob, vedení mzdové agendy, vedení evidence pracovních úrazů a nemocí z povolání, provádění případných srážek mzdy a pro účely splnění dotačních podmínek;

e)    Právo na přenositelnost údajů. Můžete žádat, abychom Vám Vaše osobní údaje poskytli za účelem jejich předání jinému správci osobních údajů, nebo abychom je sami předali jinému správci osobních údajů. Toto právo však máte pouze ohledně těch údajů, které zpracováváme automatizovaně na základě Vašeho souhlasu nebo smlouvy s Vámi.

f)    Právo podat stížnost u dozorového úřadu, a to v případě, že se domníváte, že zpracováním osobních údajů dochází k porušení právních předpisů o ochraně osobních údajů. V České republice je dozorovým úřadem Úřad na ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

 

VI.    Právo vznést námitku proti zpracování

V případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme pro účely oprávněných zájmů našich nebo někoho dalšího, máte kdykoliv právo vznést proti takovému zpracování námitku. Námitku můžete vznést na naší adrese uvedené v části I. V případě, že takovou námitku vznesete, budeme oprávněni v takovém zpracování pokračovat jen tehdy, když prokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, a dále tehdy, když půjde o zpracování nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

 

VII.    Povinné zpracování a povinnost poskytnout osobní údaje

Zpracování Vašich osobních údajů pro účely odvodu pojistného na zdravotní pojištění a sociální zabezpečení a daně z příjmu fyzických osob, vedení osobního spisu a mzdové agendy, vedení evidence pracovních úrazů a nemocí z povolání, provádění případných srážek mzdy a vedení účetnictví nám ukládá zákon. Ze zákona plyne i Vaše povinnost nám potřebné údaje poskytnout.